Aplicação do Método GTD para a área de Relações Institucionais e Governamentais

E

ntendemos Relações Institucionais e Governamentais como um processo de gestão de stakeholders prioritários que engloba informação, comunicação e, sobretudo, educação.

O objetivo de uma área de RIG é ampliar e fortalecer a presença e a influência da organização junto a seus stakeholders prioritários, contribuindo para consolidar a imagem e reputação da organização, ao mesmo tempo em que a capacita para participar do processo de formulação de políticas públicas.

Normalmente, uma área executa diversas ações ao mesmo tempo e instituir um processo de gestão é essencial. Dessa forma, o método Getting Things Done (GTD)[1] pode ser bastante útil.

Esse método é estruturado em 5 passos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. A prerrogativa do GTD é a de que a mente tem a finalidade de elaborar ideias e não de armazená-las. Dessa forma, deveríamos colocar nossas ideias em outro lugar.

Capturar – Colete o que tem sua atenção

Retirar da mente para alocar em outro lugar, como por exemplo o e-mail, em uma caixa de entrada. Quanto mais informação armazenada, menos espaço para ter ideias criativas. Utilize uma caixa de entrada, um caderno ou um dispositivo eletrônico para registrar absolutamente tudo que chama a sua atenção, seja de natureza pessoal ou profissional, independentemente de serem tarefas, projetos, pendências a resolver ou atividades de qualquer tamanho.

Esclarecer – Processe o que isso significa

Compreender se é uma informação importante ou não. Se for importante, procurar como encaminhar. Se não for importante, o correto é jogar fora. Se for uma atividade que dê para fazer em menos de 2 minutos, faça. Se for possível delegar, delegue. Caso não seja possível delegar nem dê para fazer em 2 minutos, é necessário adiar.

Organizar – Coloque onde ele pertence

Criar categorias e listas para inserir resultados que demandam múltiplos passos. Elabore lista(s) de ações imediatas e, se for conveniente, organize-as em categorias que façam sentido para você, como, por exemplo, chamadas telefônicas a efetuar, tarefas a serem realizadas fora de casa, e-mails a serem enviados, entre outros. Adicionalmente, crie uma lista de projetos para agrupar todos os objetivos que envolvem múltiplas etapas.

Refletir – Revise frequentemente

Revisar frequentemente para manter o foco e atualizar as listas. Revise suas listas com a frequência que for preciso para identificar suas próximas ações. Realize uma análise semanal para garantir que suas listas estejam claras, atualizadas para que você recupere o foco necessário.

Engajar – Simplesmente faça

Colocar em prática e realmente realizar a ação planejada. Recorra ao seu sistema de confiança para executar com segurança as ações adequadas.

Pensando na prática, uma dica é aplicar essa metodologia ao seu e-mail, em 5 pastas:

1. Caixa de entrada: apenas os e-mails que ainda não foram lidos e aqueles que precisam ser respondidos no dia.
2. @Ações da semana: para e-mails que precisam ser respondidos até sexta-feira.
3. @Aguardando resposta: e-mails delegados que precisam ser acompanhados.
4. @Ações futuras: e-mails que precisam ser respondidos, mas não naquela semana.
5. Arquivo: todos os e-mails que não demandam mais ação, mas que podem ser úteis no futuro.

O volume de e-mails que recebemos todos os dias é muito grande, o ideal seria a caixa de entrada sempre estar vazia. Outra dica prática é agrupar os e-mails por conversa.

É fundamental ainda separar as naturezas do trabalho em categorias:

Trabalho não planejado

O Trabalho não planejado é aquele feito à medida que aparece. Pode ou não ser a ação a se fazer no momento. Deve ser avaliado com relação ao inventário total de trabalho e horizontes de foco.

Trabalho pré-definido

Todas as ações pendentes e projetos. Quanto mais completo e atualizado for o conteúdo, maior é a capacidade de administrar múltiplos compromissos, negociar mudanças e pensar em níveis mais elevados. Um inventário confiável alivia a mente do trabalho de não se esquecer e de se lembrar.

Definindo trabalho

Processar novas entradas, revisar os horizontes, transformar "coisas" em próximas ações e projetos. O comportamento de pensamento crítico e tomada de decisão para os trabalhadores do conhecimento.

Esta separação nos permite analisar com método e escolher a ação que faz mais sentido trazendo a confiança e a certeza da escolha da ação correta.

Mas, temos certeza de que você está se perguntando: e o que eu faço com o WhatsApp? Afinal, esse aplicativo de mensagens tem se transformado em uma importante ferramenta de trabalho para os profissionais de RIG.

Nossa dica é: migre para o WhatsApp Business e utilize a mesma lógica que descrevemos para os e-mails, aplicando etiquetas.

Agora que já conhece o método GTD, basta aplicar.

Escrito por: